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Inviare la fattura in PDF per email

Come mandare al cliente la copia di cortesia in PDF per email, una alla volta o più fatture insieme, con oggetto e testo già proposti.

Dove si trova
Documenti → Fatture → Email

Apri in Nanus

A cosa serve

La fattura elettronica arriva al cliente attraverso lo SDI, ma molti clienti vogliono anche la copia di cortesia in PDF, più facile da leggere. Nanus la spedisce dalla tua casella email con destinatario, oggetto e testo già pronti.

Prima di iniziare

  • Configura la casella da cui partono le email in Impostazioni → Stampa ed email → Posta in uscita (server SMTP, porta, utente, mittente). Con Invia una prova verifichi che funzioni.
  • Nella scheda di ogni cliente indica l’Email: è il destinatario proposto.
  • In Impostazioni → Stampa ed email, sezione Testi delle email, puoi scrivere Oggetto e Testo per i documenti, anche in inglese per i clienti stranieri, con i segnaposto {{documento}}, {{numero}}, {{data}}, {{azienda}}, {{cliente}}, {{importo}} e {{scadenza}}. Vuoti, si usano i testi predefiniti. Lì scrivi anche gli indirizzi in Copia (Cc) fissa e Copia nascosta (Ccn) fissa.

Una fattura

  1. In Documenti, filtro Fatture, tocca Email sulla riga della fattura; oppure apri la fattura e scegli Altro → Invia per email.
  2. Nel riquadro Invia per email controlla A (più indirizzi separati da virgola), Cc, Oggetto e Messaggio.
  3. Sotto il messaggio vedi il nome del PDF allegato.
  4. Tocca Invia: compare “Email inviata a …” e l’invio si aggiunge a Invii precedenti.

Più fatture insieme

  1. In Documenti spunta le fatture da spedire (fino a 100 alla volta).
  2. Nella barra che compare tocca Invia per email e conferma.
  3. Ogni cliente riceve la propria fattura con il testo delle impostazioni di stampa; alla fine Nanus dice quante email sono partite ed elenca quelle non riuscite, per esempio “Il cliente non ha un indirizzo email”.

Casi particolari

  • Il PDF è nella lingua indicata in Lingua dei documenti nella scheda del cliente.
  • Con Mandami una copia nascosta di ogni invio, nelle impostazioni della posta, ricevi in copia nascosta ogni email.
  • L’email della copia di cortesia non sostituisce l’invio allo SDI: la fattura va comunque trasmessa.
  • Se la posta in uscita non è configurata, il riquadro lo dice e offre Apri le impostazioni.

Domande frequenti

Posso allegare anche il file XML?

L’email allega il PDF. Il file XML lo scarichi dalla fattura con Altro → Scarica XML.

Dove vedo se l’ho già mandata?

Riaprendo Invia per email sulla stessa fattura trovi Invii precedenti con data e destinatari.

Vedi anche