Sollecitare un cliente che non paga
Lettera di sollecito in PDF o per email con tutte le rate scadute, storico dei solleciti e invio automatico dopo i giorni di ritardo che scegli.
- Dove si trova
- Scadenze → Da incassare → scheda della scadenza → Altro
A cosa serve
Quando una rata è scaduta puoi preparare la lettera di sollecito, mandarla per email e tenere traccia di ogni contatto (telefonate, messaggi, lettere). I solleciti riguardano solo i crediti verso i clienti: una scadenza da pagare non si sollecita.
La lettera di sollecito
- Apri Scadenze → Da incassare → Scadute e tocca una rata del cliente.
- Apri Altro e scegli Lettera di sollecito (PDF) per scaricarla, oppure Invia il sollecito per email.
- Nell’invio per email controlla destinatari, Oggetto e Messaggio, poi tocca Invia.
La lettera comprende tutte le rate del cliente già scadute e non saldate, non solo quella aperta, con i giorni di ritardo di ciascuna e il Totale da saldare. Chiede il pagamento entro 10 giorni dal ricevimento e riporta l’IBAN dell’azienda, se è indicato nei dati dell’azienda.
Le due voci compaiono solo se la scadenza è collegata a un’anagrafica e sono attive solo se è in ritardo. Il testo dell’email si personalizza in Impostazioni → Stampa ed email, campo Testo per i solleciti.
Registrare un sollecito fatto in altro modo
- Nella scheda della scadenza apri Altro → Registra sollecito.
- Scrivi una nota facoltativa: come e a chi è stato fatto.
- Conferma: il sollecito compare nella sezione Solleciti con la data di oggi.
Anche ogni lettera mandata per email viene scritta da sola nella sezione Solleciti di tutte le rate comprese, con la nota «Inviato per email a …».
Solleciti automatici
- Apri Impostazioni → Automazioni.
- Attiva Manda la lettera di sollecito ai clienti con pagamenti scaduti.
- In Giorni di ritardo per ogni sollecito scrivi fino a cinque soglie, per esempio
7, 30: il primo sollecito dopo 7 giorni, il secondo dopo 30.
Il lavoro gira una volta al giorno, alla prima apertura di un amministratore (sull’app desktop anche senza aprirla). Contano anche i solleciti registrati a mano, e un cliente non riceve mai due solleciti nello stesso giorno. L’esito dell’ultima esecuzione, con eventuali errori, si legge nella stessa pagina; Esegui adesso lo fa partire subito.
Servono la posta in uscita configurata e un indirizzo email nell’anagrafica del cliente: ai clienti senza indirizzo il sollecito non parte e l’errore compare nell’esito.
Domande frequenti
Perché la voce Lettera di sollecito è grigia?
La rata non è ancora scaduta, oppure è già saldata. Il sollecito si fa solo su crediti in ritardo.
Posso sollecitare una scadenza inserita a mano senza cliente?
Puoi registrare il sollecito, ma lettera ed email richiedono che la scadenza sia collegata all’anagrafica del cliente.