Fare un preventivo e trasformarlo in ordine
Come preparare un preventivo per un cliente, mandarlo in PDF o per email, seguirne lo stato e trasformarlo in ordine quando viene accettato.
- Dove si trova
- Preventivi → Nuovo preventivo
A cosa serve
Il preventivo è un’offerta al cliente senza valore fiscale: non passa dallo SDI e non conta tra i documenti del piano. Si compila come una fattura, con le stesse righe, sconti e totali, e quando il cliente accetta diventa un ordine con un clic, senza riscrivere nulla.
Come si fa
- Apri Preventivi e tocca Nuovo preventivo (dalla tastiera basta il tasto
N). - In Intestazione scegli il Cliente: se non è ancora in archivio, dalla stessa scelta puoi crearlo e tornare al preventivo con il cliente già scelto.
- Controlla Numero e Data: il numero è proposto da solo e segue la data. Valido fino al parte da 30 giorni dopo la data e puoi cambiarlo.
- Nella sezione Righe aggiungi articoli o righe libere con quantità, prezzo, sconti e IVA; se serve, indica uno Sconto sul documento % (per esempio
5oppure5+2). I totali si aggiornano mentre scrivi. - Apri Condizioni e note per il Pagamento, l’Agente e le Note per il cliente (tempi di consegna, garanzia, condizioni particolari).
- Tocca Salva. Poi usa PDF per scaricarlo o Altro → Invia per email per mandarlo al cliente.
Dalla barra di ricerca universale puoi scrivere, per esempio, Nuovo preventivo Rossi: il preventivo si apre con il cliente già scelto.
Stati del preventivo
- Bozza: appena creato. Quando lo mandi con Invia per email passa da solo a Inviato.
- Accettato e Rifiutato: li scegli tu nel campo Stato quando il cliente risponde.
- Scaduto: compare da solo quando è passata la data di Valido fino al e il preventivo è ancora in bozza o inviato.
- Diventato ordine: dopo Crea ordine. Da qui il preventivo non si modifica più e il pulsante diventa Apri l'ordine.
Nell’elenco i filtri Aperti, Accettati e Tutti separano le offerte ancora in corso da quelle da trasformare; la ricerca trova per cliente o numero.
Dal preventivo all’ordine
Con il preventivo salvato tocca Crea ordine: Nanus crea l’ordine cliente con la data di oggi e le stesse righe, sconti, pagamento, note e agente, segna il preventivo come accettato e ti porta all’ordine. Il pulsante non c’è per i preventivi rifiutati.
Se elimini l’ordine nato dal preventivo (possibile finché non ha DDT o fatture), il preventivo torna modificabile.
Altre operazioni
- Altro → Duplica crea un nuovo preventivo uguale, con la data di oggi, una nuova validità e lo stato Bozza.
- Altro → Elimina cancella il preventivo; non si può più dopo che è diventato un ordine.
- In fondo alla scheda, Allegati tiene fino a 10 file (schede tecniche, foto, disegni) che puoi allegare anche all’email.
- Se la condizione di pagamento prevede spese di incasso o l’azienda addebita il trasporto, nei nuovi preventivi la riga di spesa si aggiunge da sola.
Cosa controlla Nanus
- La quantità di ogni riga deve essere maggiore di zero.
- Con aliquota 0% serve la natura IVA (N1-N7, il codice che spiega perché non c’è imposta); con un’aliquota diversa da zero la natura non va indicata. Sono gli stessi controlli della fattura, così l’ordine e la fattura che ne nascono non avranno sorprese.
- Valido fino al non può essere prima della data del preventivo.
- Lo stesso numero non può ripetersi nello stesso anno.
Domande frequenti
Il preventivo si invia allo SDI?
No. Il preventivo non ha valore fiscale: si stampa o si manda per email. Allo SDI va solo la fattura che emetterai dopo.
Posso modificare un preventivo già trasformato in ordine?
No: resta com’era quando il cliente l’ha accettato. Se l’ordine va cambiato, modifica l’ordine finché non ha DDT o fatture.
Preventivi e pro forma hanno la stessa numerazione?
No, ognuno ha la sua numerazione annuale.