Fare una fattura pro forma
Come preparare una pro forma per chiedere il pagamento al cliente e trasformarla nella fattura elettronica vera quando il pagamento arriva.
- Dove si trova
- Preventivi → Pro forma → Nuova pro forma
A cosa serve
La pro forma anticipa la fattura senza valore fiscale: la mandi al cliente per chiedere il pagamento e, quando il pagamento arriva, la trasformi nella fattura vera. Non passa dallo SDI, non entra nei registri IVA e non conta tra i documenti del piano.
Il PDF della pro forma riporta la dicitura che il documento è privo di valore fiscale e non è una fattura ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72, e che la fattura sarà emessa al ricevimento del pagamento. Se nei dati dell’azienda c’è l’IBAN, il PDF lo mostra, così il cliente sa dove pagare.
Come si fa
- Apri Preventivi e passa alla scheda Pro forma in alto.
- Tocca Nuova pro forma, scegli il Cliente e controlla Numero e Data: la pro forma ha una numerazione propria, separata da quella dei preventivi e delle fatture.
- Scrivi le Righe come in fattura e, se servono, Pagamento, Agente e Note per il cliente in Condizioni e note.
- Tocca Salva, poi PDF oppure Altro → Invia per email. Con l’invio per email lo stato passa da Bozza a Inviata.
- Quando arriva il pagamento apri la pro forma e tocca Crea fattura: si apre una nuova fattura con cliente, pagamento, agente, sconto sul documento e righe della pro forma.
- Controlla la fattura (puoi correggere tutto) ed emettila come al solito. Alla conferma la pro forma risulta Fatturata e il pulsante diventa Apri la fattura.
Stati e filtri
- Bozza, Inviata, Accettata e Annullata si scelgono nel campo Stato.
- Fatturata compare da sola dopo l’emissione della fattura.
- I filtri dell’elenco sono Da fatturare, Fatturate e Tutte.
Una pro forma Annullata non mostra Crea fattura. A differenza del preventivo non ha la data di validità, quindi non scade.
Casi particolari
- Una pro forma già fatturata non si modifica e non si elimina: resta come documento di riferimento.
- Altro → Duplica crea una nuova pro forma con le stesse righe, utile per chi chiede pagamenti anticipati ricorrenti.
- Chi ha il ruolo di agente può preparare la pro forma, ma l’invio per email e la fattura restano all’ufficio.
La pro forma non sostituisce la fattura: l’IVA è dovuta con la fattura elettronica che emetti all’incasso. Non dimenticare di trasformarla; il filtro Da fatturare ti mostra quelle ancora aperte.
Domande frequenti
Che differenza c’è tra preventivo e pro forma?
Il preventivo è un’offerta che diventa un ordine; la pro forma è una richiesta di pagamento che diventa direttamente una fattura.
Se il cliente paga solo una parte?
Con Crea fattura puoi correggere righe e importi prima di emettere la fattura; la pro forma risulta comunque fatturata.