Registrare la fattura di un fornitore
Come registrare negli acquisti la fattura elettronica XML o p7m di un fornitore, o una fattura cartacea a mano, con carico di magazzino e scadenze.
- Dove si trova
- Acquisti → Importa XML/p7m oppure Registra a mano
A cosa serve
Registrare una fattura d’acquisto la porta nel registro IVA degli acquisti e nelle liquidazioni, crea le scadenze da pagare al fornitore e, se vuoi, carica la merce a magazzino. Con il file elettronico Nanus legge tutto da solo; la registrazione a mano serve per fatture cartacee o in PDF, per esempio di fornitori esteri.
Importare il file XML o p7m
- Apri Acquisti e tocca Importa XML/p7m, poi scegli il file ricevuto (XML o firmato .p7m). Se il file contiene più fatture, le vedi tutte.
- Nell’anteprima Fattura ricevuta controlla il Fornitore: se non è in archivio compare Nuovo fornitore e verrà creato con i dati della fattura. Vedi anche il tipo di documento, l’eventuale ordine al fornitore collegato e quante righe sono state riconosciute tra gli articoli.
- Leggi gli avvisi, poi scegli se Carica la merce a magazzino (con il Deposito, se ne hai più di uno) e se Aggiorna i prezzi dei fornitori negli articoli.
- Tocca Registra: si aprono la scheda dell’acquisto e, in Scadenze, le rate da pagare.
Gli articoli si riconoscono dal codice del fornitore, poi dal tuo codice o dal codice a barre. Solo quelli gestiti a magazzino vengono caricati, al prezzo netto, che diventa anche il loro ultimo costo d’acquisto. Se la fattura indica un tuo ordine al fornitore, viene collegata a quell’ordine.
Le fatture che lo SDI ti recapita via PEC si registrano senza scaricare nulla: le trovi nella scheda Dalla PEC.
Registrare a mano
- Tocca Registra a mano.
- Scegli il Fornitore (deve avere la partita IVA), scrivi il Numero fattura fornitore e la Data.
- Aggiungi le Righe: scegliendo un articolo è proposto il codice e il prezzo di quel fornitore, oppure l’ultimo costo.
- In Pagamento e magazzino il Pagamento è Quello del fornitore se non scegli altro; Ricevuta il è la data di carico e di registrazione. Decidi se caricare la merce e aggiornare i prezzi dei fornitori.
- Sotto vedi l’anteprima della fattura; quando è completa tocca Registra.
La scheda dell’acquisto
- Registrazione IVA: la Data di registrazione decide da quale liquidazione l’IVA entra; IVA detraibile (%) resta vuota o 100 se è tutta detraibile, per esempio 40 per le auto aziendali.
- Altro → Vedi la fattura elettronica la mostra con il foglio di stile ufficiale.
- Se la fattura va integrata (reverse charge, fornitore estero) c’è il pulsante Genera con il tipo proposto; altrimenti Altro → Genera autofattura.
- Altro → Apri l'ordine al fornitore e Apri fornitore portano ai documenti collegati; in fondo trovi gli Allegati.
Cosa controlla Nanus
- La stessa fattura dello stesso fornitore non si registra due volte, anche se il numero è scritto in modo diverso (FV-0118/2026 e fv 118 sono lo stesso numero).
- Un avviso se dallo stesso fornitore c’è già una fattura con numero simile o con stessa data e importo: può essere la stessa registrata a mano.
- Un avviso se la fattura è intestata a un’altra partita IVA.
- Un avviso se il totale ricalcolato è diverso da quello del documento, per esempio per voci non gestite come la cassa previdenziale.
- Un errore se il file non è una fattura elettronica leggibile.
Eliminare una registrazione
Altro → Elimina annulla anche il carico di magazzino e le scadenze. Non si può se una scadenza ha già dei pagamenti o se c’è l’autofattura collegata: in quel caso elimina prima l’autofattura.
Le fatture importate dal file XML o p7m contano tra i documenti del piano; quelle registrate a mano no.
Domande frequenti
Posso importare uno ZIP con molte fatture?
Da Acquisti si importa un file alla volta. Per gli archivi usa Impostazioni → Importazione e backup, oppure apri lo ZIP con Apri fattura XML e registra le fatture una per una.
La merce arrivata con DDT viene caricata due volte?
No: se la fattura comprende arrivi già registrati dall’ordine al fornitore, il magazzino non si carica di nuovo.