Ricevere le fatture dei fornitori dalla PEC

A cosa serve

Lo SDI (Sistema di Interscambio) recapita le fatture dei fornitori all’indirizzo che hai comunicato: spesso la PEC dell’azienda. Indicando la casella a Nanus, le fatture arrivate compaiono da sole nella scheda Dalla PEC degli acquisti, pronte da registrare. Nanus legge la casella in sola lettura: non segna i messaggi come letti e non li sposta.

Configurare la casella

1. Apri Impostazioni → Invio e ricezione SDI e la sezione Casella PEC e SDI.
2. Inserisci Server IMAP, Porta, Sicurezza, Nome utente e Password forniti dal gestore della PEC, e la Cartella (di solito INBOX).
3. Lascia attiva Controlla da sola ogni 15 minuti, quando apri gli acquisti e tocca Salva PEC.
4. Con Controlla ora fai subito una prima lettura e vedi quante fatture nuove sono arrivate.

Nella stessa sezione puoi indicare anche il server SMTP per inviare le fatture allo SDI dalla stessa casella. Se cambi casella, Nanus riparte dai messaggi degli ultimi 60 giorni.

Registrare le fatture arrivate

1. Apri Acquisti → Dalla PEC: la scheda Da registrare elenca data, fornitore, numero e totale.
2. Tocca il nome del fornitore per vedere la fattura com’è (foglio di stile ufficiale), senza registrarla.
3. Tocca Registra: si apre la stessa anteprima dell’importazione da file, con fornitore, avvisi e le scelte su magazzino e prezzi. Conferma con Registra.
4. La fattura passa in Registrate, con il collegamento all’acquisto.

Le fatture da registrare sono segnalate anche in Acquisti, sopra l’elenco, e in Da fare nella Home.

Scartare una fattura

Se una fattura non va registrata (un doppione, una fattura non di tua competenza) tocca Scarta: passa in Scartate. Da lì Rimetti da registrare la riporta tra quelle in attesa.

Ricezione tramite intermediario

Se in Invio e ricezione SDI come canale usi Aruba e attivi Ricevi da Aruba anche le fatture dei fornitori, le fatture ricevute su quel codice destinatario arrivano nello stesso elenco e si registrano allo stesso modo.

Registrare da sole le fatture arrivate

1. Apri Impostazioni → Invio e ricezione SDI e la sezione Registrazione automatica.
2. Attiva Registra da sole le fatture ricevute.
3. Scegli se Carica a magazzino gli articoli riconosciuti (con più depositi, anche quale) e se Aggiorna i prezzi dei fornitori negli articoli, poi tocca Salva.

Da quel momento ogni fattura che arriva dalla PEC o da Aruba si registra negli acquisti come faresti tu con Registra: il fornitore si crea se manca, gli articoli si riconoscono dal codice del fornitore, l’ordine si collega se la fattura lo cita e le scadenze da pagare si creano. In Registrate la riconosci dall’etichetta Da sola.

• Restano in Da registrare, con il motivo scritto sotto il fornitore (Da controllare: …), le fatture con un errore, un possibile doppione di una già registrata, un totale diverso da quello calcolato, intestate a un’altra partita IVA, che chiedono l’integrazione o l’autofattura (reverse charge) o il cui fornitore compare più volte in anagrafica. Le controlli e le registri tu.
• Sopra l’elenco, in Acquisti e in Da fare nella Home trovi quante fatture si sono registrate da sole negli ultimi 7 giorni e quante sono da controllare.

Senza Carica a magazzino gli articoli riconosciuti la merce non entra a magazzino: la carichi tu, ad esempio con l’arrivo merce. Le fatture già arrivate prima di attivare l’opzione restano da registrare a mano.

Dati del fornitore aggiornati

Quando registri una fattura, da sola o con Registra, il fornitore già in anagrafica (stessa partita IVA o codice fiscale) prende dalla fattura ragione sociale (o nome e cognome), codice fiscale, sede e regime fiscale, se sono diversi. Maiuscole e punteggiatura non contano, e i dati che la fattura non porta (PEC, email, banca, provincia mancante) restano quelli che hai scritto tu.

Nell’anteprima di Registra trovi Dati del fornitore che saranno aggiornati; dopo, la fattura ricevuta e l’acquisto mostrano Dati del fornitore aggiornati con il prima e il dopo, e il registro attività riporta la modifica dell’anagrafica.

Problemi frequenti

• Casella PEC non configurata: la casella non è ancora stata indicata; chi può modificare le impostazioni trova il pulsante per farlo.
• Ultimo controllo non riuscito: il messaggio riporta l’errore del server di posta. Controlla server, porta, sicurezza e password.
• Una fattura non compare: verifica che lo SDI la recapiti proprio a quella PEC (indirizzo telematico registrato sul sito dell’Agenzia delle Entrate o comunicato al fornitore) e che sia nella cartella indicata.

Vedi anche

• Registrare la fattura di un fornitore
• Configurare l’invio e la ricezione SDI
• Aprire una fattura elettronica XML o p7m
• Emettere un’autofattura o un’integrazione (TD16-TD29)